13 december 2022

Goed omgaan met hybride werk: tips voor HR en managers

Goed omgaan met hybride werk: tips voor HR en managers

Met de komst van de COVID-19 pandemie is de zogenaamde "hybride" werkregeling, een combinatie van tele- en kantoorwerk, op de voorgrond getreden. Omgaan met de vraag van werknemers om reizen te beperken en toch een professionele activiteit te behouden, is een grote uitdaging geworden voor HR. Deze manier van werken kan echter nieuw lijken voor sommige bedrijven die niet voorbereid zijn op dit soort overgang, waardoor het voor HR en managers ingewikkeld kan zijn om ermee om te gaan.

In dit artikel leggen we in detail uit wat hybride werken is en hoe je er zo coherent en functioneel mogelijk mee omgaat. Meer specifiek bekijken we hoe je je organisatiestructuur kunt aanpassen aan voortdurende verandering en welke tools je nodig hebt om succesvol als team te werken.

Wat is hybride werken?

Volgens C. Bourbeau en M. Pelletier (leden van het HR Advisory Services team van de Conseil du patronat du Québec) is hybride werk "een vorm van werkorganisatie waarbij de werknemer zijn of haar tijd verdeelt tussen kantoor en thuis (of een andere plaats)". Bij deze zogenaamde "gemengde" formule gaat het om een combinatie van flexibele praktijken die werknemers in staat stellen om op kantoor te blijven werken en met elkaar om te gaan, terwijl ze ook kunnen telewerken als dat nodig is. Sommige bedrijven staan 2 tot 3 dagen telewerken per week toe, terwijl andere zich beperken tot 1 dag per week om deze flexibiliteit te behouden.

In november 2021 publiceerde ANACT (het Nationaal Agentschap voor de Verbetering van de Arbeidsomstandigheden) in Frankrijk een rapport met de titel"Telewerk installeren op lange termijn? Analyse van telewerkovereenkomsten en aanbevelingen voor actie". In het rapport wordt bijvoorbeeld benadrukt dat administratieve en ondersteunende diensten en de verwerkende industrie de sectoren zijn die het meest vertegenwoordigd zijn in de totstandkoming van telewerkovereenkomsten in 2020. Het rapport benadrukt de variabele geometrie van de verdeling van overeenkomsten, waarbij organisaties en hun managers hybride praktijken ongelijk implementeren. 

Wat is de balans bij hybride werken?

Hybride werken is niet slechts een tijdelijke toestand, aangezien bepaalde soorten activiteiten een flexibele werkmethode vereisen die zich kan aanpassen aan veranderingen met behoud van de continuïteit van het werk. In deze context is het belangrijk om je eigen ritme te vinden en te bepalen welke variabelen op afstand kunnen worden gecontroleerd en welke de fysieke aanwezigheid van je werknemers vereisen. Studies in Frankrijk tonen bijvoorbeeld aan dat 66% van de Franse werknemers de voorkeur geeft aan hybride werken, maar dat slechts 48% daadwerkelijk voor deze optie kiest. Dus hoe kunt u best practices implementeren binnen uw team om de best mogelijke combinatie voor uw behoeften en beperkingen te bereiken?

1 - Identificeer de variabelen in je telewerkactiviteiten 

Sommige soorten professionele activiteiten zijn niet in staat geweest om de hybride optie aan te nemen en hebben zeker hun interesse verloren. Het is dus essentieel om na te denken over de structuur en de exacte verhouding van het werk dat thuis kan worden gedaan en waarvoor uw werknemers op bepaalde tijden op kantoor moeten zijn. Je moet kijken naar alle taken die je bedrijf uitvoert en analyseren en vaststellen welke taken online gedaan kunnen worden. Op basis van de verschillende soorten werk kunt u vervolgens een taak toewijzen aan een medewerker die deze thuis kan uitvoeren. Stel een schema op, verdeel de taken en houd het tijdschema flexibel, zodat u en uw medewerkers zo efficiënt mogelijk kunnen werken. In feite heeft pandemische ervaring aangetoond dat werknemers die geen uren in de file hoeven te staan of weinig slaap krijgen, gelukkige werknemers zijn op het werk. 

2) Voorzie je team van de juiste uitrusting 

De pandemie heeft de ongelijkheden in de werkomstandigheden aan het licht gebracht: het gebrek aan een computer, IT-apparatuur of gewoon een krachtige internetverbinding...

Zorg ervoor dat alles werkt en dat de geleverde apparatuur jou en je collega's in staat stelt om samen te werken ondanks afstand en beperkingen. Wacht niet te lang met investeren in goede IT-apparatuur, want het is je werkinstrument. 

3: Een vertrouwens- en kwaliteitsrelatie opbouwen 

In dit soort hybride werkafspraken wordt de kwaliteit van de relatie essentieel. Als HR en/of manager is het inderdaad essentieel om uw team te ondersteunen door hen de nodige middelen en nuttige informatie te geven om hen te helpen evolueren in deze hybride werkomgeving. De veranderingen kunnen moeilijk te aanvaarden zijn voor sommige collega's, die misschien niet voldoende vertrouwd zijn met IT-tools en extra tijd nodig hebben om de codes te leren en zich de nieuwe vaardigheden eigen te maken. Wees een steun en een luisterend oor voor je collega's, die je misschien nodig hebben om hen te helpen wennen aan de nieuwe praktijken en technologieën. Streef naar en bouw aan nieuwe, meer verantwoordelijke en duurzame managementpraktijken. 

4.de juiste werkomgeving creëren 

Hoe kun je je ruimtes inrichten of beter gezegd (her)inrichten voor meer comfort en optimalisatie? 

Voor F. Broucaret, journalist en oprichter van My Happy Job, houdt de renaissance van het kantoor de uitvinding in van een verscheidenheid aan ruimtes, aanpasbaar aan verschillende activiteiten tegelijk: "Werknemers willen niet langer één grote vergaderruimte die van tevoren gereserveerd moet worden, ze willen een ruimte om te bellen, verschillende kleine ruimtes om in kleine groepen te brainstormen, een grotere vergaderruimte voor het hele team en een ruimte waar ze elkaar kunnen ontmoeten". 

Kortom, streef naar meer comfort en flexibiliteit in uw kantoren, investeer in apparatuur van goede kwaliteit en zorg goed voor uw personeel.

5 Stroomopwaarts identificeren en handelen om RPS te voorkomen

Zoals de crisis heeft aangetoond, is de mentale gezondheid van uw werknemers een belangrijk punt in dit soort werkomgevingen, waarin isolement en samenwerking worden gecombineerd. In deze onzekere en onstabiele tijden is mentale en psychologische ondersteuning een essentiële factor om een goede werkdynamiek te behouden.

Zorg voor psychologische ondersteuning voor uw werknemers en kies voor formules en toepassingen die preventieve maatregelen bieden. HR en managers zijn sleutelfiguren in het identificeren van geestelijke gezondheidsproblemen op het werk en moeten in de frontlinie optreden. 

Sommige van je werknemers kunnen gesloten lijken en zich afzonderen om hun problemen te verbergen. In feite kunnen vertrouwelijkheidskwesties en uitwisselingen met derden voor sommigen een moeilijke taak zijn, dus is het des te belangrijker om op te letten en de toestand en het welzijn van iedereen in de gaten te houden. 

De pandemie heeft nieuwe praktijken en nieuwe manieren van werken geïntroduceerd. De gevolgen van de pandemie laten ons zien hoe belangrijk het is om flexibele werkregels en -omstandigheden in te voeren, zodat iedereen zich goed kan voelen op kantoor. Wees creatief en combineer professionaliteit, productiviteit en comfort om uw bedrijf en dat van uw personeel te verbeteren. Hybride werken lijkt een innovatieve oplossing te zijn, dus wees niet bang om je aan te passen aan verandering! 

Je kunt ook onze eerdere artikelen over geestelijke gezondheid lezen om meer te weten te komen over de beste praktijken en hulpmiddelen die je kunt gebruiken om je team van medewerkers te helpen en te ondersteunen.

Recente artikelen